Harmonisering en standaardisering van dokumente. Ontwikkeling van eenwording en standaardisering van dokumente

Wetenskaplike en tegnologiese vooruitgang en die opkoms van verskeie vorme van eienaarskap het gelei tot die uitbreiding van handel-ekonomiese en sosio-kulturele verhoudings. Skerp toegeneem prosesse in die samelewing geraak verspreiding volumes van inligting vloei wat nodig is vir 'n behoorlike werking van die bestuur eenhede.

Wat is die eenwording van dokumente

Ongeag van die omvang en veld: of openbare aktiwiteit of bedryf, onderwys of gesondheidsorg - hand eenwording en standaardisering van dokumente geleidelik vervaag in die agtergrond. Sedert die begin van die vorige eeu deur die verwerking van data te kodifiseer hulle geleidelik oorgegaan het uit die hand aan gemeganiseerde metode, en verder - tot outomatiese.

So geslaag rasionalisering dokumentasie. Die konsep van "eenwording en standaardisering van dokumente" verwek is op hierdie stadium. Maar in alle stadiums van die workflow en verbetering van data is daar een en dieselfde probleem. Bring tot chaos outomatiseer onmoontlik, as hierdie proses moet voorafgegaan word deur die vereniging en standaardisering van dokumente in die algemeen. Met ander woorde, slegs deur die reël van die papier, kan jy begin om hul verwerking en gebruik.

Doelstellings en doelwitte van eenwording

Die kernaspekte in die optimalisering van die amptelike administratiewe, ekonomiese en enige ander aktiwiteit is die eenwording en standaardisering van dokumente. Verduidelik kortliks hoe hierdie konsep die dokument 'n generiese templaat, uniform stelsel kan bring. Hierdie proses het 'n groot impak op die onmiddellike voorbereiding van enige dokumentasie. Beginsels van standaardisering en eenwording van dokumente is soos volg:

1. Verenigde tik vorms.
2. Opstel uniform vereistes vir registrasie van data, wat lei tot dieselfde tipe besluitneming.
3. 'N Beduidende afname in koste om die verskillende aard van die voorbereiding en versiering materiaal.
4. Versoenbaar stel eenvormige databasis, ongeag van die bedryf en aktiwiteit.

Funksies verenigde workflow

Dit moet verstaan word dat enige aktiwiteite te rig en te beheer 'n organisasie, maatskappy, land, na alles, is 'n stelsel waarin elke element word een of die ander funksie. Onder hulle is daar algemene (of tipiese) - diegene wat inherent in die aktiwiteite van 'n instelling is: organisatoriese, administratiewe, uitvoerende funksies van beplanning, rekeningkunde, ens Intussen het die aktiwiteite van individuele organisasies is inherent in die spesiale funksies. Byvoorbeeld, doelwitte en teikens, gebaseer op die implementering van opvoedkundige aktiwiteite is tipies net vir die vakke van hierdie gebied.

Wat is die stelsel van dokumente

Eenwording en standaardisering dokument management system is 'n materiaal gevorm op die basis van hul verhouding deur:

• Gewilde voorkoms;
• bestemming;
• bedryf;
• tik;
• vereistes vir die samestelling.

Wat is die dokumente in 'n eenvormige stelsel

Stelsel dokumentasie kan obschefunktsionalnoy en bedryf word. Met betrekking tot die eerste tipe, hier vrae ontstaan. Deur die industrie stelsels sluit dokument wat die besonderhede van die onderneming of organisasie. Byvoorbeeld, sal die standaardisering en harmonisering van doeane dokumente materiaal wat reguleer by die grens tjek en kruising uitgevoer prosedure, ingevoerde goedere bevat.

Sover materiaal met mekaar verbind en hoe is die verhouding tussen die dokumente van die twee stelsels - die funksionele en nywerheid afhanklik van baie faktore. In die besonder, is die waarde daarvan vooraf deur die aard van die aktiwiteite van 'n organisasie. Daarby het die eenwording en standaardisering van administratiewe dokumente nie altyd impliseer die skepping van bepalings op organisatoriese, uitvoerende of administratiewe aktiwiteite. Intussen, organisatoriese en administratiewe dokumentasie plan, wat die basiese kontrolepunte, bestuur, samewerking bevat en die werk van die staat liggame, ondernemings, departemente en amptenare wat gebaseer is op die bedryf en funksionele strukture te beheer.

Die belangrikste stadiums van eenwording en standaardisering

Probleme van standaardisering en harmonisering van handel dokumente ontstaan dikwels as gevolg van vertragings in die toekenning van die blok van organisatoriese en administratiewe dokumentasie wat vir sulke stelsels is reg help. Die uitvoer van tydige harmonisering van kommersiële onderneming dokument bestuur behels:

1. Binne die raamwerk van eenvormige vorme van dokumentêre gaan die gepaste naam te vestig.
2. Algemene model van gebou dokumentasie stelsel is gebaseer op die vorm, geneem as 'n model.
3. Spesiale aandag word gegee aan die sintaktiese reëls van konstruksie dokumentasie.

Voor hierdie eenwording en standaardisering van brondokumente gehou met al die vereistes vir materiaal in alle stadiums van die skepping, vul, verwerking en stoor. Ons is van mening en psigofisiologiese menslike vermoëns en parameters van die masjien en tegniese toerusting.

Funksies van die skepping van standaarde

Dit is opmerklik dat die resultate van die eenwordingsproses was om die mees gebruikte templates vir algemene regsvorm bring. Standaarde ontwikkel vir dienste, produkte en diens het 'n verduideliking aan die federale wetgewende vlak. Die konsep van "eenwording en standaardisering van dokumente" in hierdie geval word bepaal deur die staat aktiwiteite op die bevestiging van norme en spesifikasies vir herhaalde gebruik op 'n vrywillige basis.

Die taak van die skep van standaarde is ten einde in die gebied van produksie en die verhoging van die kompetisie gehalte van die produkte, dienste of werke. Standaardisering en harmonisering van handel dokumente is ook daarop gemik om inligting en tegniese verenigbaarheid te bereik.

Die probleme wat verband hou met die eenwording van die buitelandse handel dokumentasie

Verder beteken die term "standaard" nie net beteken normatiewe dokument inhoud. Die wet duidelik gestel meganisme van vrywillige nie-dwang gebruik. standaarde staat is vervang redelik vinnig nasionale. Na afloop van die bekendstelling van fundamentele veranderinge bly net die probleem van standaardisering en harmonisering van handel dokumente.

Veral akuut, en tot vandag toe is die vraag van die staat standaarde vir die proses van voorbereiding van dokumentasie vir die produkte wat uitgevoer word. Volgens die verenigde stelsel, deur die Federal Law "Op Tegniese Regulasie" gedateer 2003/01/07 aangeneem, die bepalings van wat teenwoordig is in dit is, nie ten volle voldoen aan die vereistes van gestandaardiseerde dokumentasie egter voortgaan vandag om gebruik te word massaal.

Die rol van die Staat Komitee vir Standaardisering in die proses van eenwording en standaardisering

Harmonisering en standaardisering van dokumente - die pad van die Russiese staat Standard. Enige all-Russiese klassifiseerders van tegniese, ekonomiese, sosiale verkry regskrag onmiddellik na die staat registrasie. Beheer oor die implementering van al die vereistes ingesluit in die individuele dade, dra Russiese Staat Standard en ander liggame van die Staat gemagtig binne die aangewese jurisdiksie.

Die belangrikste rigtings van eenwording en standaardisering van dokumente is om eenvormige monsters, templates, vorms te vestig. Dit kan wees die standaarde wat vereis word in die voorbereiding van dokumente vir standaarde vir sekere vorme van goedere en verenigde dokumentasie stelsel. Laasgenoemde is 'n materiaal stelsel geskep deur 'n enkele stel reëls en vereistes. Verenigde dokumentasie stelsel bevat, as 'n reël, die inligting wat nodig is vir die uitvoering van bestuursfunksies in 'n bepaalde invloedsfeer.

Main verenigde en gestandaardiseerde stelsel in Rusland

Tot op datum, onder die verenigde stelsels uitstaan:

• struktuur wat verband hou met dokumentasie van organisatoriese en administratiewe karakter;
• stelsel beheer dokument by 'n bankinstelling;
• harmonisering en standaardisering van rekeningkundige dokumente en boeke van rekeninge en finansiële rekords van openbare inrigtings sektor;
• sfeer statistiese dokumente;
• dokumentasie stelsel regerende arbeidsake;
• gestandaardiseerde dokumente vir buitelandse handel.

Gevolglik is elk van die bogenoemde stelsels verskaf die staat standaard, wat sentrale staatsdepartemente ontwikkel te koördineer die werking van 'n bepaalde gebied van die aktiwiteit. Byvoorbeeld, die Ministerie van Finansies in Rusland is verantwoordelik vir die skep van vorms vir rekeningkundige en bankwese dokumente. Op sy beurt het Rosarchiv identifiseer patrone van organisatoriese en administratiewe dokumentasie. Hierdie selfde owerhede sê besonderhede van die dokumente. Hul eenwording en standaardisering behels die skepping van vorms wat gebruik word in 'n spesifieke bedryf.

Besonderhede en vorme van dokumente in die standaardiseringsproses

Besonderhede van die dokument beskou dit as 'n verpligte element, waarsonder dit onmoontlik is om die formalisering van prosedures, registrasie materiaal te slaag. Vir meer besonderhede verwys handtekening, stempel, stempel, datum, teks, ens Natuurlik, vir elke tipe amptelike dokument wat gebruik word 'n afsonderlike stel besonderhede. In hierdie geval, elkeen van die sisteme eenwording gerealiseer deur die skep van 'n model vorm van dokumente vir een van die stelsels. Op sy basis te ontwikkel die mees geskikte besonderhede van alle dokumente wat deel uitmaak van 'n spesifieke databasis.

Vorm, soos reeds genoem, is 'n sjabloon vorm van die dokument. So 'n model van die skryf in die gevestigde toepassingsveld in ag neem die grootte, die marges en koppeltekens, veral die skepping van die strukturele rooster en die belangrikste besonderhede.

Harmonisering en standaardisering van dokumente organisatoriese en administratiewe gebiede dra by tot gemak van gebruik van vorms in die aktiwiteite van 'n instelling, agentskap, industriële en vervaardigingsondernemings. Gaste wat gereguleer die gebruik van eenwording en standaardisering van organisatoriese en administratiewe dokumentasie, is van toepassing op:

• regulasie;
• bestellings en instruksies;
• oplossings;
• protokolle;
• dade;
• briewe.

Briewe vaste adres administratiewe en organisatoriese maatreëls, insluitende bestuur, koördinering en instandhouding van:

• openbare owerhede van vakke van die Russiese Federasie (in die lys van vakke sluit die outonome gebiede en republieke, die wetgewing wat, saam met die Russiese nasionale taal hoofsaaklik geïnstalleer);
• maatskappye en verenigings, ongeag hul vorm van eienaarskap en organisatoriese-wetlike aktiwiteit.

GOST stel nie net die samestelling van die besonderhede, maar die vereistes vir die ontwerp en vervaardiging, bewaring, gebruik en bewaring van vorms teenwoordig met die embleem van die Russiese Federasie en die wapen van die vakke State. Toepassing van GOST is 'n skematiese voorstelling van besonderhede.