Die databasis in Excel: skep funksies, monsters en wenke

Excel is 'n kragtige instrument wat die mees bruikbare en relevant is vir gebruikers funksies kombineer. Dit sluit in beelde, tabelle, kaarte, rekeningkundige, voorbereiding van berekeninge, berekening van verskeie funksies, en so aan. Ons leer uit hierdie artikel, hoe om 'n databasis te skep om Excel, waarom dit nodig is, en watter raad kan ons help om haar werk te vergemaklik.

Wat is 'n databasis?

Dit is 'n spesiale struktuur, wat en stoor 'n inligting materiaal van verskillende doeleindes. In eenvoudige terme, 'n stel van georganiseerde en uitgelê op die rakke van inligting. Hoeveel mense leer in die klaskamer, hul eienskappe, geboortedatums en rapport - dit alles saam is 'n databasis. Dit is oral nodig - in die industriële en tegnologiese ondernemings, opvoedkundige en mediese instellings, wetstoepassingsagentskappe en selfs in spyseniering ondernemings. Trouens, die lys van geregte, hul resep met kalorieë, asook 'n beskrywing is ook 'n bron van data.

Hier verstaan ons. Nou moet jy om uit te vind wat is die databasis na Excel, en hoe om dit te skep.

Die skep van 'n datapakhuis in Excel

Databasis geskep deur ons, sal eenvoudig en sonder fieterjasies wees. Hierdie houers dieselfde data - eerder omslagtig en verteenwoordig 'n groot inligtingstelsel met 'n innerlike "kern", wat bestaan uit 'n pluraliteit van lyne van kode geskryf spesialis.

Ons werk sal 'n enkele tafel, waarin al die nodige inligting sal wees. Voordat ons begin om die vraag van hoe om die databasis te Excel maak aan te spreek, moet jy na die tegniese terme wat gebruik word wanneer interaksie met dit leer.

Horisontale lyne in die opmaak vel "Excel" genoem rekords, en vertikale kolomme - velde. Jy kan kry om te werk. Maak die program en 'n nuwe werkboek. Dan, in die heel eerste lyn wat jy wil veldname aan te teken.

Celopmaak Kenmerke

Dit is nuttig om te leer hoe om die inhoud van die sel behoorlik uit te voer. As jou in die Excel databasis enige bedrag geld sal bevat, is dit beter om aan te dui in die toepaslike velde van die numeriese formaat waarin na die desimale punt gaan na twee syfers. En as daar enige gemeenskaplike datum, is dit nodig om hierdie plek te onderskei, en ook om 'n gepaste formaat te vestig vir dit. Dus, sal al jou data korrek en sonder foute verwerk. Alle bedrywighede met die leë velde van die program is gemaak deur die konteks kieslys van "Format Cells."

Dit is ook belangrik en die ooreenstemmende ontwerp van die projek. Vel, wat is 'n projek aan te meld om verwarring te voorkom. Sodat die stelsel kan onderskei tussen eenvoudige inhoud van kop-en handtekeninge, moet hulle toegeken word in kursief, onderstreep of vetgedrukte teks, terwyl nie vergeet om die naam in afsonderlike, nie gekombineer veld sit. Dit is nodig om te doen om in staat wees om gereedskap soos AutoForm en Auto te gebruik.

Wat is AutoForm in "Excel" en hoekom is dit nodig?

Skep 'n databasis te Excel - indiensneming is moeilik en moeisame. Te help om die gebruiker in staat om die werk te fasiliteer, die program aan te bied, dit word outomaties te vul selle voorafbepaalde inligting het. Byvoorbeeld, kolomwydte, ryhoogte, lettergrootte, lettertipe, kleur veld, ens - .. Alles in 'n enkele kliek vir jou kan doen AutoForm, as jy dit behoorlik te konfigureer. Gerieflik, is dit nie?

Bevestiging van die "cap" databasis

Daarbenewens, vergeet nie oor die beveiliging van die eerste ry. In Excel 2007, is dit moontlik om te maak soos volg: Gaan na die blad "View", kies dan "Freeze Panes" en klik in die konteks kieslys op die "Fix die boonste lyn." Dit is nodig om die "cap" van die werk op te los. die name van die velde, wat is ongerieflik vir die gebruiker - sedert Excel databasis nogal groot kan wees in volume, wanneer blaai op en af sal die belangrikste inligting te verloor.

Sodra die boonste lyn is gerus, ons aandag vestig op die eerste drie lyne in die toekoms databasis en voeg sel grense.

Voortsetting van die werk op die projek

Om voort te gaan, moet jy om te kom met basiese inligting, wat 'n databasis in Excel sal bevat. Voorbeeld dit word hieronder getoon.

Veronderstel ons wil 'n databasis van die versamel van die ouers om die skoolfonds fondse te skep. Die bedrag is nie beperk, en is anders vir elke persoon. Laat die klas bestudeer 25 kinders, beteken, en ouers sal 'n ooreenstemmende bedrag wees. Om nie te stapel 'n databasis van 'n groot aantal rekords, is dit nodig om 'n drop-down lyste wat onnodige inligting om weg te steek nie, en wanneer dit weer nodig is, wat hulle lewer dit hulpvaardig weer.

Hoe om 'n drop-down lyste te skep?

Kopieer die veldname en plaas dit op 'n skoon vel, wat vir gerief is ook nodig om te noem. Laat dit so wees, byvoorbeeld, "Ouers". Sodra die data gekopieer, onder hulle skryf in leë selle al die nodige inligting.

MS Excel databasis bied die geleentheid om data uit die drop-down lys te kies, moet jy 'n spesiale formule te skep. Om dit te doen, moet jy al die inligting oor die ouers 'n verskeidenheid van waardes met name gestel. Voortgaan om die vel, waar al die data aangeteken onder die naam van "Ouers" en open 'n spesiale venster na 'n naam te maak. Byvoorbeeld, in Excel 2007, jy kan dit doen deur te kliek op die "Formule" en kliek op "Ken naam". In die naam van rekord: FIO_roditelya_vybor. Maar wat om te skryf in die reeks van waardes? Hier, alles is meer ingewikkeld.

Die omvang van waardes in Excel

Daar is verskeie tipes wissel van waardes. Reeks waarmee ons werk, ons dinamiese genoem. Dit beteken dat al die selle is vernoem in die databasis kan sy grense te verander. Hul verandering plaasvind, afhangende van die aantal waardes in 'n sekere reeks.

Om die dinamiese omvang te verkry, is dit nodig om die offset formule gebruik. Dit, ongeag nadat die argumente gegee, gee 'n verwysing na die oorspronklike data. In die drop-down list, wat gebeur in die einde, nie voldoen aan nul waardes. Met hierdie middels net perfek dinamiese omvang. Hy word gedefinieer deur twee koördinate van die sel: die boonste linker en regs onder, asof op 'n skuins. Daarom moet ons aandag skenk aan die plek waar jou tafel begin, of liewer, op die koördinate van die top links sel. Laat die tablet begin by die punt A5. Hierdie waarde sal die boonste linkerkantste sel wees. Noudat die eerste search item gevind word, voort te gaan na die tweede.

Die regter sel word bepaal so 'n geval, die breedte en hoogte. Die waarde van die laasgenoemde laat dit gelyk aan 1 wees, en die eerste formule bereken SCHOT3 (Ouers $ B $ 5 :! $ I $ 5).

So, in die skryf veld verskeidenheid = sprong (Ouer $ A $ 5, 0, 0; COUNTA (Ouer $ A :! $ A) -1;! 1). Druk op die OK knoppie. In al die volgende reekse wat begin met 'n verandering in die B, C en so aan. D.

Werk met 'n databasis in Excel is byna voltooi. Ons gaan terug na die eerste blad en skep drop-down lyste op die toepaslike blokkies. Om dit te doen, kliek op die leë sel (byvoorbeeld B3), geleë onder die veld "Naam van die ouers." Daar sal daaroor gevoer word nie. In die "Gaan insetwaardes" in die blad genaamd "Settings" skryf in "Bron" = FIO_roditelya_vybor. In die menu "Data Type" die "Lys".

Net so gaan ons met die res van die velde, die verandering van die naam van die bron data na die ooreenstemmende selle. Die werk op drop-down lyste is byna voltooi. Kies dan die derde sel en "rek" dit oor die tafel. Die databasis in Excel is amper klaar!

voorkoms databasis

Pragtige ontwerp speel ook 'n belangrike rol in die skepping van die projek. Excel program kan bied aan die gebruiker die keuse van 'n verskeidenheid van maniere om die databasis te ontwerp. Die aantal kleur skemas is baie ryk, jy hoef net die toepaslike kleur van die siel te kies. Daarbenewens, dit is nie nodig die hele databasis in dieselfde styl uit te voer, kan jy een kolom verf in blou, die ander - in groen, en so aan ..

Hoe om die oordrag van 'n databasis van Excel om toegang

Excel nie net kan die databasis te maak. Microsoft het nog 'n ander produk wat perfek is beheer word met hierdie moeilike vrygestel. Noem dit - Toegang. Aangesien hierdie program is meer aangepas om die skepping van 'n databasis as Excel, en dan werk in dit sal vinniger en meer gerieflik wees.

Maar hoe om dit te doen, om die te kry Access-databasis? Excel maak voorsiening vir begeerte van die gebruiker. Dit kan gedoen word op verskeie maniere:

• Jy kan al die inligting vervat in 'n Excel-werkblad inligting te kies, kopieer en skuif dit na 'n ander program. Om dit te doen, kies die data wat u wil kopieer, en kliek die regterkant muis knoppie. Druk op die "Copy" uit die konteks kieslys. skakel dan na Access, kies die blad "Table", 'n groep van "verteenwoordiging" en klik veilig op die knoppie "Aanbieding". Kies die opsie "af Table" en voeg die inligting deur te kliek op die regter muis knoppie en kies "Plak".

• Jy kan 'n invoer lys formaat .xls (.xlsx). Open Access, pre-sluiting Excel. In die menu, kies "invoer", en klik op die verlangde weergawe van die program waaruit jy sal die lêer in te voer. Druk dan "OK".

• Jy kan Excel lêers assosieer met tafels in Access. Vir hierdie doel, "Eksele" wat nodig is om 'n verskeidenheid van selle wat die nodige inligting bevat kies en klik op die regter muis knoppie en kies 'n naam vir die reeks. Stoor en maak Excel. Maak die blad "Toegang" genoem "Kry Eksterne Data", kies "E-Excel-tabel" en tik sy naam. Klik dan op die item wat dien om 'n tafel te skep vir die verbinding met die data bron en spesifiseer die naam.

Dis al. Werk gereed!