Elektroniese dokumente tussen organisasies: hoe werk dit?

Elektroniese dokument bestuur (EDM) - 'n vinnige manier om inligting wat gebaseer is op die gebruik van elektroniese dokumente met virtuele handtekeninge deel. Hy het lankal reeds erken in die ontwikkelde lande van die wêreld as 'n doeltreffende instrument vir die operasionele sake.

hart

Elektroniese dokumente tussen organisasies - 'n stel van prosesse vir die skep, verwerking, administrasie, oordrag, verkryging, instandhouding, gebruik en vernietiging van dokumente. Al hierdie prosesse uit na die monitor van die integriteit en bevestiging van ontvangs van die dokumente gedra.

Reëls van dokument sirkulasie tussen regspersone word uitgevoer deur ooreenkoms van die partye gedra. Die uitruil van inligting word uitgevoer deur middel van telekommunikasie fasiliteite, en dokumente wat gestoor word op die elektroniese media gedra. Raklewe van die rekeningkundige inligting behoort nie meer as dit wat is ingestel op die wetgewende vlak.

Organisasies kan met mekaar kommunikeer formele en informele dokumente met die handtekeninge van die deelnemers. In die sakesektor kan hierdie sluit in: fakture, ooreenkomste, fakture, kontrakte, ooreenkomste, bevele, kennisgewings, volmagte, ens Inligting kan in die vorm van teks, tabel en grafiese lêers oorgedra word.

Die doel van die bekendstelling van EDI

'N Voorvereiste vir die bekendstelling van EDI kan wees:

• vermindering van roetine werk;
• vermindering van verlies van dokumente;
• "Deursigtige" werk met dokumente;
• verhoog prestasie dissipline - bekendmaking van die dokumente binne 'n bepaalde tyd, ens ...

Onder die kwantitatiewe teikens kan soos volg geïdentifiseer:

• Die vermindering van die tyd om die dokument 10 keer verwerk.
• Vermindering van die kantoor uitgawes in die helfte.

Elektroniese dokumente tussen organisasies: hoe dit werk

In ooreenstemming met die nasionale wetgewing, is elektroniese dokumente tussen organisasies gevoer met die toestemming van beide kante. Vir data-uitruilprogram, is dit noodsaaklik dat alle deelnemers is verbind tot die toerusting van die operateur. Volgende, die gebruiker moet 'n versoek om toe te voeg tot die lys van teenpartye stuur. Na deelnemers bevestiging stelsel kan kommunikeer.

EDI module sal die volgende funksies te verrig:

• Nooi teenpartye om data uit te ruil.
• Genereer 'n adres boek.
• Integrasie met rekeningkundige sagteware soos 1C.
• Teken en enkripteer dokumente.
• Struktuur korrespondensie.
• Monitor die status van die briewe.

Elektroniese dokument tussen organisasies gedra met behulp van sertifikate. Verbinding met 'n bediener en verifikasie word uitgevoer deur middel van 'n persoonlike digitale sertifikaat. Elektroniese handtekening uitgereik aan elke gebruiker van die stelsel, wat gestoor word op die elektroniese media beskerm en gebrand PIN-kode. Die gebruiker moet hulle aanteken wagwoord om die persoonlike kantoor. Eers daarna sal dit toegang tot hul dokumente te kry.

Inisieer 'n proses van ruil kan enige lid van die organisasie, verbonde aan die stelsel. Voordat jy 'n dokument te stuur na 'n ander party, moet dit onderteken word met elektroniese handtekening. Hierdie operasie is uitgevoer deur middel van "Crypto" program. Die dokument is gestuur via EDI. kontrakteur werknemer ontvang kennisgewing van 'n nuwe dokument. As hy aanvaar dit, sit hy ook EDS. As jy wil veranderinge aan die dokument maak, dit skep 'n nuwe elektroniese weergawe. Na voltooiing van redigering wat jy wil enige veranderinge met behulp van die elektroniese handtekening te red. Die dokument word dan gestuur word aan die veranderinge aan die teenparty. Waar nodig om elektroniese bypassende inligting te maak.

As jy wil weereens veranderinge aan te bring, dan is die hele proses weer herhaal. As eise aan die nuwe weergawe is nie teenwoordig is, is die dokument in ag geneem. Die finale monster beskou word onderteken deur twee elektroniese handtekening. Ce dokument weergawes gestoor word op die bediener en is beskikbaar vir besigtiging. Sodra die monster die status van die huidige gegee, om wysiging van die dokument sal nie werk nie. Gefrustreerd kontrakte gegewe die status "Gekanselleer". Hier is hoe om elektroniese dokumente tussen organisasies maak.

toerusting

Wat nodig is vir elektroniese dokumente tussen organisasies? In die eerste plek, moet jy 'n diensverskaffer te kies en spesiale sagteware om inligting uit te ruil te installeer. In die tweede plek, met elke teenparty waarmee die organisasie van voorneme is om e-posse uit te voer, moet jy die teken "ooreenkoms oor die uitruil van elektroniese dokumente."

Dit is ook nodig om EDI bediener waarop al die dokumente te stoor vestig. Dit kan wees as toerusting kliënt, en "wolk" stoor. Toegang tot inligting van buite die stelsel deur middel van die aansoek, wat op die toerusting van die organisasie is geïnstalleer. Rekenaar-interaksie met die bediener gedoen word oor HTTP met 'n opsionele SSL enkripsie 128. Toegang tot dokumente is uit slegs deur die koppelvlak van die program en nadat dit die verifikasie gedra.

EDC projek

procesautomatisering projek kan laaste van 'n paar maande tot 'n paar jaar. Termyn direk afhanklik van die aantal prosesse wat outomatisering, hulpbron-en finansiële kapasiteit van die organisasie nodig het. KORT kring implementering EDC soos volg:

• Skepping van 'n werkgroep.
• Vorming van doelwitte, deadlines en begroting.
• Die studie van bestaande prosesse.
• Ontwikkel 'n werk.
• Vyrob EDI-stelsel.
• Die ondertekening van die ooreenkoms oor die implementering van die SED.
• Aanvaarding van die regulering.
• Vulling van stelsel dopgehou.
• personeelopleiding.
• Uitvoering van voorlopige toetse.
• Die publikasie van die implementering van die SED orde.
• Verdere ontwikkeling van sagteware en werk reëls.
• Die bekendstelling van die loodsprojek.
• Volskaalse oorgang na EDI.

foute EDI implementering

In die proses van outomatisasie van die dokumente spesiale aandag moet gegee word aan die prosesse in wat die wet vereis dat die teenwoordigheid van 'n papier draer. Dubbele papier dokumente elektronies is onmoontlik. Dit vertraag aansienlik laer die proses van werk en veroorsaak 'n negatiewe houding teenoor outomatisering in die hele proses. Vir die implementering van 'n dubbele werk niemand betaal.

In die proses van die implementering van die nuwe regulasies moet ontwikkel word om te werk met dokumente, trein personeel, en dan eers betrokke raak in volle implementering. Dit kan slegs bereik word indien die voordele van die gebruik van nuwe tegnologie oor te dra aan werknemers.

Nog 'n gewilde fout - swak studie aan SED vereistes. As gebruikers moet in werk 'n ongekonfigureerde stelsel, dan is die proses EDI verskil van dié in die organisasie aanvaar.

Elektroniese dokumente tussen organisasies: die voor-en nadele

voordele:

• Vermindering van die oorspronklike dokumente stuur per e-pos koste.
• Red ruimte vir die stoor van dokumente. Dit is al gestoor in elektroniese vorm.
• Maklik om te gebruik. Stuur van die dokument is uitgevoer vanaf 'n enkele plek. 'N vinnige soektog van 'n dokument wat deur die status gedra (gestuur, ontvang en aanvaar deur r. D.).
• Instant aflewering. Alle inligting kry om die ontvanger gestuur in 'n paar sekondes.
• Die dokument kan nie verlore gaan tot die verstryking van sy stoor in die stelsel.

nadele:

• Om die produk te gebruik, moet jy 'n lisensie wat geld kos te koop.
• Kommunikeer dikwels net tussen deelnemers van dieselfde stelsel.
• Elektroniese dokumente tussen organisasies in 1C of die gebruik van enige ander sagteware verskil van die voorheen gebruik skema. Met die bekendstelling van die nuwe algoritme, alle werknemers het vrae oor die gedrag van die besigheid.
• Tegniese toerusting. Voor die bekendstelling van EDI organisasie moet toerusting aan te koop en om personeel te berei om die nuwe stelsel te bestuur.
• EDM is uitgevoer met behulp van die elektroniese handtekening, die geldigheid van wat is 1 jaar. Dit is nodig om te monitor en dadelik die sertifikate te werk. Dit is ook nodig om die optrede van kontrakteurs sertifikate beheer, om probleme met die belasting te vermy.

wettige regulering

Wat normatiewe handelinge gereguleer elektroniese dokumente tussen organisasies? Russiese wetgewing sluit die Federale wet №63 «Op elektroniese handtekening", die reëls van die dokumente in die Federale Belasting Diens geregistreer in die orde van die Ministerie van Finansies aantal MMV-7-2 / 168. Organisasies Die EDI tussen bestellings op die basis van Finansies № 50N. Terme van primêre rekeningkundige dokumente wisselaar in elektroniese formaat in die Federale Belasting Diens Bestel nommer MMV-7-6 / 36 @ voorgeskryf. Alle operateurs in die EDM proses aktiwiteite moet gelei word deur die Orde van die Federale Belasting Diens № MMV-7-6 / 253 @.

"VLSI"

Elektroniese dokumente tussen organisasies "VLSI" gee kliënte die volgende voordele:

• Kan dokumente te stuur aan enige organisasie wat geregistreer is op die gebied van die Russiese Federasie. As die teenparty is nie 'n party tot die "VLSI" stelsel, die werknemer bloot kontak met 'n verteenwoordiger van die organisasie en sal dit stuur na e-pos uitnodiging om deel te neem in die stelsel. Onmiddellik na die bekragtiging van die uitruil van inligting tussen die deelnemers sal uit sonder tussengangers gedra.
• Installeer sagteware op 'n rekenaar is nie nodig nie. Genoeg om 'n huidige weergawe van die leser en toegang tot die Internet het.
• Om te werk met die data nie 'n spesiale program nodig. As die verslag oorspronklik voorberei in die derde-party sagteware, soos 1C, is dit moontlik om die integrasie met "VLSI" stelsel instel.
• Die standaard vorm van die dokument is nie ingestel. Jy kan teks, sigbladlêers, beelde en so aan te stuur. D.

SKB "Kontur"

Een van die eerste sagteware-ontwikkelaars in Rusland is ook betrokke by die verskaffing van toerusting, waardeur die elektroniese dokumente tussen organisasies. "Contour" DiaDoc ontwikkel 'n stelsel waardeur die uitruil van elektroniese dokumente. 'N Kenmerk van die stelsel is dat toegang tot die data verkry kan word terwyl die buiteland. Vir hierdie doel het die maatskappy het ontwikkel in die roaming tariewe. As jy wil, toegang mono data deur middel van API.

Wat het jy nodig?

Om EDI verbind, maatskappye nodig het om te koop:

• gelisensieerde sagteware,
• bediener;
• opgradering van toerusting;
• trein personeel;
• aan te pas en te integreer ECM vir gebruik met interne programme.

Sulke beleggings nodig om te implementeer ten einde die elektroniese dokument tussen die organisasie aan te sluit? Die insluiting in die koste van oorlegpleging met die tegniese ondersteuning en sagteware-bywerkings SED - die tweede fase van die belegging. Hierdie koste sal moet maandeliks betaal.

gevolgtrekking

Te vervang papier-gebaseerde e-pos arriveer. Dit verminder nie net die koste van die organisasie om die prosesse uit te voer, maar verhoog ook die doeltreffendheid van die besigheid as 'n geheel. Om EDI suksesvol funksioneer, moet jy duidelik formuleer die doelstellings en implementering van die stelsel om die toerusting korrek te pas.