Hoe om 'n verduidelikende te skryf?

Interne dokument sirkulasie van die organisasie is 'n komplekse stelsel van verhoudings tussen verskillende departemente, bestuurders van verskillende vlakke, ondergeskiktes, taak eksekuteurs. Ten spyte van die feit dat die meeste organisasies probeer om hierdie werk in 'n elektroniese vorm te vertaal, word sekere dokumente tradisioneel met die hand gevul. Hierdie reël is streng nie in die wetgewing van ons land vasgestel nie, maar die feit bly, en sommige van die vraestelle is handgeskryf.

So 'n maatreël is meer daarop gemik om te verseker dat die werkgewer of werknemer in die geval van geskille nie die geleentheid het om die oorspronklike dokument te vervang nie. Sulke "versekering" regverdig dikwels self. As 'n reël verkies die werkgewer in die "outeur se" uitvoering van die aansoek om werk, verlof of afdanking. Hulle is egter, soos alle ander dokumente, nie verbied om in elektroniese vorm te verrig nie, wat die egtheid bevestig van die ondertekening deur die outeur of verantwoordelike persone.

Verduidelikende dokument. Wanneer en hoe om saam te stel

As deel van die diens korrespondensie is 'n verduidelikende nota 'n dokument met 'n verwysings- en inligtingskaart. As 'n reël word hierdie dokument opgestel in gevalle van skending van arbeidsdissipline of die opkoms van ongewone situasies in die werkplek of in die uitvoering van instruksies. Gewoonlik, voordat 'n verduidelikende aantekening geskryf word, kan die werknemer probeer om mondelinge verklarings te gee. As die administrasie tevrede is met hierdie vorm, sal die vraestel nie benodig word nie.

Die mees algemene verduideliking is nodig in die volgende situasies:

• Nie-bywoning of laat aankoms by die werkplek;
• Onbepaald uitvoering van die opdrag;
• Versuim om die plan te implementeer;
• Die opkoms van 'n tekort of oorskot van kontant of voorraad;
• Maak verduidelikings in die bepalings of afdelings van 'n ander dokument.

Uitvoering van 'n verduidelikende nota

Voordat jy 'n verduideliking skryf, moet jy verstaan watter data dit moet bevat en vertoon. By die onderneming, wat die korrektheid van dokumentbestuur, sowel as in staatsinstellings noukeurig nader, vereis die verduidelikende nota baie spesifieke vereistes vir die ontwerp en inhoud van die nodige besonderhede.

Hierdie verwysingsdokument sluit tradisioneel:

• Die naam van die organisasie en die amptenaar aan wie die dokument aangespreek word;
• Die posisie en data van die outeur van die verduideliking;
• Datum van die dokument;
• Behoorlike naam van die tipe dokument;
• Opskrif na die teks;
• Teks - verduideliking. Gewoonlik bestaan dit uit twee dele: die aanbieding van die situasie en die verduideliking van die redes;
• Data van die outeur en sy persoonlike handtekening.

Die verhoging van die onderwerp van hoe om 'n verduidelikende te skryf, is onmoontlik om nie te noem hoe inligting verstrek moet word nie. Dikwels vergeet die kunstenaars dat hulle nie 'n opstel oor die onderwerp skryf nie: "Wie is die skuld en wat om te doen", maar vul die amptelike dokument in. In die lig hiervan is dit nodig om enige emosionaliteit in die aanbieding uit te sluit. Die teks moet as "losstaande" moontlik wees en bevat slegs spesifieke feite en inligting. Hoe om 'n verduidelikende te skryf, as daar sekere probleme met 'n samehangende uiteensetting is? Jy kan hulp van 'n personeellid vra of 'n teksredakteur op die rekenaar gebruik om die hooffoute uit te lig.

Afsonderlik wil ek daarop let dat die bestuur se versoek om hierdie dokument in te dien, die werknemer kan verwerp, aangesien daar geen wetgewende handeling is dat hierdie prosedure verpligtend is nie. In geval van weiering kan die administrasie egter administratiewe sanksies aan die werknemer toepas, nadat hy voorheen 'n amptelike wet opgestel het.

Tradisioneel word hierdie dokument op 'n gewone briefhoof of 'n leë vel papier van standaardgrootte geskryf. Hoe om 'n verduidelikende te skryf, om foutiewe of dubbele interpretasie van al bogenoemde te vermy? Hier is die antwoord duidelik. As jou handskrif ver van kalligrafiese is, is dit beter om 'n rekenaar of tikmasjien te gebruik.