Hoe moet 'n register van dokumente in die onderneming te handhaaf?

Wat is die registrasie van dokumente en hoe dit was vir die organisasie? Kom ons beantwoord hierdie vraag in volgorde: eerste - die "wat", en dan - "hoekom."

So, die genoemde proses is die fiksasie by ontvangs of skepping van 'n dokument. In die loop van sy gebeur aanbring van 'n spesiale indeks direk op geskep of deur die organisasie van die papier ontvang. Maar dit is net die helfte van die proses. Die tweede deel - die maak van die relevante inligting oor die "nuwelinge" in die spesiale registrasievorm. Die indeks bestaan gewoonlik uit verskeie dele. Eerstens, dit is die reeksnommer. Dit kan aangevul indeks kunstenaars, die naam van die gevalle kwalifiseerder ontvangers, en so aan. Komponente kan geleë wees in verskillende reekse. die naam kode en die klassifiseerder gebruik kan aan die einde aangedui word - eerste, byvoorbeeld, kan 'n nommer, en wees. Maar die omgekeerde kan ook ry. Terloops, die opdrag van spesiale kamers, ook 'n kombinasie van letters, wat gekenmerk word en registrasie bevat van samestellende dokumente.

Ek moet sê dat die maatskappy of firma moet 'n globale registrasie dokumente. Dit is, moet vasgestel word sonder uitsondering, besigheid vraestelle, beide inkomende en uitgaande.

Verder moet daarop gelet word dat die registrasie dokumente van die organisasie moet voldoen aan die volgende vereistes voldoen:

• Enkel - enige aangegaan of geskep rekords slegs een keer aangeteken. As ons praat oor die interne bevele van die departement waarin hulle op reis is met die opgedra departement aan die begin van die aantal (indeks). Hierdie reël is ewe waar vir die diens korrespondensie en streng baas bestellings.
• Tydigheid - hier het ons in gedagte hou dat die registrasie van die sekuriteite wat van buite af, uitgevoer word in die dag van toelating. As ons praat oor die interne bevele, instruksies of bestellings, kan hulle vasgestel op die ondertekening van verantwoordelike werknemers (maksimum - die volgende dag).
• Skeiding - het 'n persoonlike fiksasie (inkomende en uitgaande, bestellings vir elke verskeidenheid van sekuriteite besigheid memorandums, notules van vergaderings, bestellings en so aan).
• Eenvormigheid - registrasie altyd uitgevoer word volgens dieselfde reëls. In hierdie vorm van registrasie is irrelevant.
• volledigheid van die essensie - by toetrede tot data in die registrasie vorm wat jy wil om soveel inligting in dit te vertoon. Veral in terme van die inhoud van 'n dokument.

Daarbenewens het die vasstelling van al die sekuriteite in die maatskappy moet binne een jaar (kalender) gedra.

En nou is dit tyd om die vraag te beantwoord: "Hoekom?" Gebruik in die Organisasie registrasie dokumente kan 'n verskeidenheid van take op te los. Kyk na die mees treffende voorbeeld. As jy aan die einde van die kalenderjaar te neem en die reeksnommers analiseer, kan jy die groei van inligting vloei te hou. Hierdie inligting kan lei tot die regmatige eise van die Sekretaris van sy salaris te verhoog (as 'n opsie - om die aantal lede van die sekretariaat te verhoog).